巧用“时间顺序”功能 轻点鼠标做报表_办公软件教程

　　文/陈秀峰

　　每到年终，加班加点地编制财务报表成了我们这些财会人员的家常便饭。如果我们利用永中Office 2004提供的“时间序列”功能，只要轻点几下鼠标，几分钟的时间即可完成一份财务报表(如图1)。

　　1. 定义行字段
 
　　(1)启动永中Office 2004，新建一电子表格，取名保存(如“财务报表.eio)。

　　(2)执行“数据→时间序列→定义字段”命令，打开“定义字段”对话框(如图2)。

　　(3)在“字段名”后面的方框中输入第一个行字段(如“公司收入”)，然后单击“添加”按钮。

　　(4)重复上述操作，仿照图1的样式，完成其他行字段的设置。

　　2. 定制计算公式

　　(1)选中“公司收入”行字段，再次打开“定义字段”对话框。

　　(2)将光标定在“字段公式”后面的方框中，然后按右边的按钮，弹出“公式生成器”对话框。

　　(3)展开其中的“字段”节点，选中下面的“所有”选项，在右侧区域中显示出所有行字段。

　　(4)双击“主营业务”字段，让其出现在“公式生成器”上方的方框中，然后按一下中间“+”号按钮；双击“兼营收入”字段，按一下“+”号按钮；再双击“其他收入”字段，按一下“+”号按钮。

　　(5)公式编辑完成后，单击“确定”按钮返回“定义字段”对话框，再单击“修改”按钮。

　　(6)仿照上述4、5步的操作，设置好“公司支出”的计算公式。

　　3. 定义报表时间

　　(1)执行“数据→时间序列→定义基本期间”命令，打开“定义基本期间”对话框(如图3)。

　　(2)在该对话框中，单击“选择基本期间类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“月”；在“输入基本期间数目”下面的方框输入“12”；单击“输入基本期间的起始日期”方框，从弹出的日历表中选择基本期间的起始日期(如1/1/2004)；单击“选择日期格式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“2002年8月”，然后单击“确定”按钮返回，则“2004年1月、2004年2月……2004年12月”字符出现在“项目描述”字段行的右侧。

　　4. 定义汇总期间

　　(1)执行“数据时间序列定义加总期间”命令，打开“定义加总期间”对话框。

　　(2)选中其中的“季”和“年”(或者只选择一项)，再选中“在所包含的期间之后”选项(其他保留默认设置)。

　　(3)单击“确定”按钮，则相应的汇总字符(如“第三季/2004、年终/2004”等)插入到相应时间列右侧。

　　5. 使用报表

　　在报表相应的单元格中，输入相应的数据，一份规范的财务报表完成。

　　图1 财务报表

　　图2 “定义字段”对话框

　　图3 “定义基本期间”对话框