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自定义表单:更好的利用你的公用文件夹_exchange server

  如果在你的网络中大范围的应用了Exchange公用文件夹,那么你肯定有很多不同的文件夹提供给用户,让他们发送不同的文件。如果你能把这些文件夹更好的组织一下,让用户发送的文件自动按照更加详细的结构来保存,感觉是不是很好呢?在这篇技巧文章里,我会告诉你一些通过设置表单和字段来增强提供对Outlook组织管理的方法。

步骤1:创建一个组织标单库(organizational form library)

  首先,你需要创建一个组织标单库,用以存放自定义的表单。打开Exchange系统管理工具,定位到“管理组”→“你的管理组”→“文件夹”→“公用文件夹”,然后在“公用文件夹”容器上单击鼠标右键,在弹出的菜单里选择“显示系统文件夹”选项。接着展开“公用文件夹”容器,你就可以看见其中的系统文件夹列表了。如果以后想让它再次显示公用文件夹,只需在“公用文件夹”容器点击右键然后选择“显示公用文件夹”就可以了。

  回到所显示的系统文件夹下面,找到一个叫做EFORMS REGISTRY的文件夹。在它上面点鼠标右键然后依次选择“新建”→“组织表单”命令,系统会弹出一个属性菜单,并提示你输入一个名字。完成后点“确定”,刚才创建的新表单就会显示在EFORMS REGISTRY容器里了。

步骤2:设置必要的权限

  在你创建新表单之前,你必须为表单库设置一些基本的权限。只有那些拥有“所有者”权限的用户才能够在表单库内发布表单,所以你应该为一些需要创建自定义表单的用户分配这个权限(一个表单可以有多个所有者)。

  在你刚才创建的表单库上单击右键然后选择“属性”,切换到“权限”标签。然后点击“客户端权限”按钮并为需要创建表单的用户赋予“所有者”的权限。

步骤3:创建表单

  设置好必要的权限之后,就可以开始建立与公用文件夹相关联的表单了。

  打开Outlook,在工具菜单中选择“表单”→“设计一个表单”,系统会弹出一个设计表单的对话框,请确定在“查看范围”下拉列表中选择的是“标准表单库”。然后在表单列表中选择“发送”然后单击“确定”。现在我们就正式开始创建一个基于“发送”的自定义表单了。

  在下一个界面中,你会看见一个表单编辑器,其中显示的是“发送”表单。实际上编辑表单是一个比较复杂的工作,因为你要为表单设计一些智能化的东西。不过,我们的自定义表单没有必要那么复杂,我们只需删除现有的一些字段或者从字段选择器窗口中拖放一些字段过来就可以了。

  把你的表单显示方式仔细调整以达到你的要求,然后在工具菜单里选择“表单”→“发布表单为”,这时系统会弹出Outlook的“发布表单为”对话框。在“查看范围”下拉菜单中选择“组织表单库”,然后输入一个显示名称和表单名称,最后单击“发布”按钮,然后关闭表单编辑器。

  在Outlook询问你是否保存设置的时候,选择“否”,否则你会用刚才自定义的表单替换系统的“发送”表单(你可以选择“另存为”把你的表单以其他的名字保存)。

步骤4:将表单和公用文件夹关联

  在公用文件夹上单击鼠标右键然后选择“属性”,在“向该文件夹发送时使用”下拉菜单中选择“表单”选项,接着你应该会被带到“组织表单库”文件夹,如果没有,你可以在“查看范围”下拉菜单中选择“组织表单库”,然后你会看到库内所有的表单都显示出来了。接着选择合适的表单然后点两次“确定”即可。

 好了,所有的设置都完成了。以后不管是谁向这个文件夹中发送文件,系统都按照你定义的表单格式来处理这些文件,极大的方便了你的管理。

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