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exchange server中使用收件人策略来控制邮箱_exchange server

本任务的内容

%26#8226;概要
%26#8226;要求
%26#8226;邮箱管理器收件人策略功能描述
%26#8226;使用收件人策略进行邮箱管理
%26#8226;创建邮箱管理收件人策略
%26#8226;在服务器级配置邮箱管理
%26#8226;手动运行邮箱管理
%26#8226;确认新的邮箱管理策略能够正常工作
%26#8226;疑难解答
%26#8226;参考

概要

可以使用收件人策略来控制电子邮件地址设置和管理邮箱。本分步指南解释了如何使用收件人策略的邮箱管理器功能来自动处理用户邮箱的内容。收件人策略包含多个可预先配置的选项,包括电子邮件通知和自动删除不受欢迎的邮件等。

备注:只有在应用 Exchange 2000 Server 的 Service Pack 1 (SP1) 或更高版本之后,才能使用邮箱管理器功能。

要求

下表列举了推荐的硬件、软件、网络基础结构以及您需要的 Service Pack:

%26#8226;应用了 Service Pack 2 (SP2) 的 Microsoft Windows 2000 Server
%26#8226;Active Directory
%26#8226;应用了 Service Pack 1 (SP1) 的 Exchange Server 2000
本文假设您熟悉下列主题:

%26#8226;Exchange 系统管理器
%26#8226;收件人更新服务
%26#8226;用户完成作业所需的邮箱大小
备注:有关如何在 Exchange 2000 中使用收件人更新服务的详细信息,请参阅本文的参考一节。

邮箱管理器收件人策略功能描述

邮箱管理收件人策略是一组可配置的规则,这些规则按照日程安排运行并对本地服务器上的邮箱进行评估。该策略使用规则来过滤所有收件人对象,并有选择地对文件夹中的超越预定义规则限制的邮件应用邮箱管理设置。

邮箱管理进程在邮箱中查找包含的邮件超过特定大小的文件夹。如果某个邮件在经过预定义时间(默认情况下,该时间设置为 30 天)之后仍然保留在文件夹中,则可以采取许多种预定义的操作,包括:
%26#8226;仅生成报告,并将该报告发送给邮箱所有者。
%26#8226;将该邮件移至“已删除邮件”文件夹。
%26#8226;将该邮件移至“系统清理”文件夹。
%26#8226;立即删除该邮件。
备注:使用“立即删除邮件”选项时请务必小心,以免删除后不得不再进行恢复。

如果您使用收件人策略,则可以很方便地应用或修订规则。您无需逐个重新配置各个对象上的设置。您还可以更改收件人策略优先级,以更改调整多个策略的方法。

备注:不存在用于邮箱管理的默认收件人策略(与基于电子邮件的收件人策略不同)。然而,如果您希望创建适用于所有收件人的邮箱管理策略,则可以向默认收件人策略中添加必要的属性页。

策略是按照您在各个服务器上设置的日程安排应用的。这会防止邮箱管理在单位中的所有服务器上同时运行。但是,如果您希望立即应用某个收件人策略,则可以强制进行手动更新。

备注:与电子邮件收件人策略一样,应用于 Exchange Server 对象的优先级最高的收件人策略也是生效的策略。在进行匹配之后,不再对优先级较低的策略进行评估。

使用收件人策略进行邮箱管理

当您使用邮箱管理收件人策略时,可以配置一个筛选规则,以指定要对其应用该收件人策略的、支持邮件传输的对象子集。然后,该收件人策略就会被应用于符合筛选条件的对象。

当您有一个用户子集并且其中的用户具有不同于其他用户的存储要求时,这一点非常有用。例如,在您的单位里可能有一位技术作家,他(她)经常向外发送非常巨大的、必须存储的附件。对于该用户,您可以使用限制性较低的邮箱管理策略。

备注:您可以配置邮箱存储限制以得到类似的结果。但是,请确保您注意到邮箱存储限制和邮箱管理收件人策略之间的下列区别:
%26#8226;邮箱存储限制用于限制邮箱的总大小。
%26#8226;邮箱管理收件人策略用于限制超过特定大小的邮件。
有关如何配置存储限制的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
319583 HOW TO:Configure Storage Limits on Mailboxes in Exchange 2000(在 Exchange 2000 中配置邮箱存储限制)

创建邮箱管理收件人策略

备注:在创建新的收件人邮箱管理策略之前,必须确定下列事项:

%26#8226;希望该策略实施的限制。
%26#8226;希望该策略控制的组。
%26#8226;该策略应该如何处理越过策略限制的邮件。
下列过程为测试环境中的客户部的用户配置邮箱限制。

要创建邮箱管理收件人策略,请按照下列步骤操作:
1.单击开始,指向程序,指向Microsoft Exchange,然后单击系统管理器
2.在 Exchange 系统管理器的左窗格中,展开收件人对象,用鼠标右键单击收件人策略,指向新建,然后单击收件人策略

出现新建策略对话框。
3.单击以选中邮箱管理器设置复选框,然后单击确定
4.出现属性对话框。在名称框中键入收件人策略的名称。

备注:Microsoft 建议您使用描述性的名称,如“客户部邮箱设置”。
5.单击修改

出现查找 Exchange 收件人对话框。
6.单击常规选项卡。在本例中,邮箱管理设置仅应用于具有 Exchange 邮箱的帐户。因此,请单击以清除具有外部电子邮件地址的用户复选框、复选框、联系人复选框和公用文件夹复选框,以将这些组从收件人策略中排除。
7.单击存储选项卡以配置特定于特殊 Exchange 2000 Server 计算机的邮箱管理收件人策略。然后,执行下列任一操作:
%26#8226;单击此服务器上的邮箱,然后单击浏览。出现选择 Exchange 服务器列表框。选择您要使用的服务器,然后单击确定

-或者-
%26#8226;单击“此邮箱存储中的邮箱”,单击浏览以搜索存储,然后单击确定
8.单击高级选项卡,然后单击字段。现在,您可以选择下列任一选项:
%26#8226;用户
%26#8226;联系人
%26#8226;
%26#8226;公用文件夹
9.对于本例,请单击用户,然后单击部门以选择字段值中的部门
10.条件下面,单击下列任一选项:
%26#8226;“起始为”
%26#8226;“结尾为”
%26#8226;“为(完全一致)”
%26#8226;“不为”
%26#8226;存在
%26#8226;“不存在”
11.如果您单击“起始为”、“结尾为”、“为(完全一致)” 或“不为”作为条件,请在字段中键入值。例如,单击“为(完全一致)”,然后键入客户以查找就职于客户部的所有职员。
12.单击添加将该条件添加到列表中。

备注:您可以添加其他条件,但请注意,必须满足所有条件才能显示匹配项。
13.添加完条件后,请单击立即查找

满足条件的所有匹配项都被显示在查找 Exchange 收件人对话框中出现的新列表中。
14.如果该列表显示了相应于该收件人策略的正确用户,请单击确定。如果没有,请修订搜索条件,直到搜索结果显示了相应于该收件人策略的正确用户为止。
15.单击确定。将出现以下消息:
When a recipient policy filter changes it does not mean that proxy addresses for recipients who may no longer be under the control of the policy will be automatically re-evaluated.For these recipients to receive proxies from the new policies to which they belong, use Apply this policy now on the policies that now affect these recipients.
该消息不会影响邮箱管理收件人策略。单击确定以继续。
16.“筛选规则”下面的 LDAP 筛选语句显示了当前的筛选规则。单击“邮箱管理器设置(策略)”选项卡。

备注:如果在应用 Exchange 2000 Server SP1 后,“邮箱管理器设置(策略)”选项卡不可用,请用鼠标右键单击收件人策略,单击更改属性页,然后单击以选中邮箱管理器设置复选框。
17.在“当处理邮箱时”下面,单击下列用于处理那些越过策略限制的邮件的选项之一:
%26#8226;“仅生成报告”
%26#8226;“移动到“已删除邮件”文件夹”
%26#8226;“移动到“系统清理”文件夹”
%26#8226;立即删除备注:对文件夹使用“立即删除邮件”选项时请务必小心,因为用户可能必须恢复其邮件。

18.在文件夹列表中,选择您要配置的文件夹,然后单击编辑
19.文件夹保留设置对话框中,键入您希望所选处理操作发生的期限。指定应该对其应用该操作的邮件的大小限制。

例如,如果分别键入 902048,则所有时间超过 90 天、大小超过 2 兆字节 (MB) 的邮件都将被处理。
20.单击确定以输入您刚才键入的值。对于列表中每个您要配置的文件夹,重复该步骤。
21.如果您希望在处理用户邮箱后向有关用户发送电子邮件,以便通知这些用户,请单击 “Send notification mail to users after processing”(处理后向用户发送通知邮件)。单击邮件以编辑通知邮件。如果您需要所处理的过大邮件的数量之和,请单击“插入处理的邮件数”复选框。单击确定返回到属性对话框。
22.如果您希望排除某些邮件类别(例如,为了禁止处理任务报告),请单击“排除特定的邮件类别”框,然后单击自定义。出现邮件类别对话框。将邮件类别键入到排除下列邮件类别字段中。例如,键入 IPM.Task,然后单击添加。请添加所有要排除的类别。

邮件类别包括以下类型:
%26#8226;日历 IPM.Appointment
%26#8226;联系人 IPM.Contact
%26#8226;收件箱 IPM.Note
%26#8226;日记 IPM.Activity
%26#8226;便笺 IPM.StickyNote
%26#8226;任务 IPM.Task

23.添加完邮件类别后,请单击确定返回到属性对话框。
24.单击确定,关闭属性对话框。

新的邮箱管理收件人策略将显示在 Exchange 系统管理器的右窗格中。

在服务器级配置邮箱管理

要安排运行策略的日期和时间,请在服务器级更改设置。为此,请按照下列步骤操作:
1.单击开始,指向程序,指向Microsoft Exchange,然后单击系统管理器
2.Exchange 系统管理器的左窗格中,展开服务器对象。
3.用鼠标右键单击要配置的计算机,然后单击属性

出现服务器名属性对话框。
4.单击邮箱管理选项卡以显示当前设置。
5.在“启动邮箱管理进程”下面,执行下列任一操作:
%26#8226;单击下拉列表以选择运行邮箱管理的时间。

-或者-
%26#8226;单击自定义,在左列中单击某一天,然后在首行中单击某个时间。选择所需的时间后,请单击确定
6.单击报告以选择要在处理邮箱时创建的报告的类型(详细报告或摘要)。您还必须选择一个要接收报告的收件人。单击浏览,选择一个收件人,然后单击确定

备注:不能将报告发送给通讯组。
7.单击确定以接受邮箱管理设置。

手动运行邮箱管理

要立即运行邮箱管理,请按照下列步骤操作:
1.单击开始,指向程序,指向Microsoft Exchange,然后单击系统管理器
2.在 Exchange 系统管理器的左窗格中,展开服务器对象。
3.用鼠标右键单击要处理的计算机,然后单击“启动邮箱管理进程”。

邮箱管理将在短暂延迟(取决于计算机上当前的资源利用情况)之后启动。
备注:请避免在系统很忙时使用邮箱管理进程,否则可能会影响服务器性能。

确认新的邮箱管理策略能够正常工作

要确认新的邮箱管理策略能够正常工作,请按照下列步骤操作:
1.创建一个用于测试的 Exchange Server 用户帐户。
2.配置筛选规则以便使收件人策略仅应用于该测试帐户。
3.将旧的大型邮件导入到测试帐户中。
4.从服务器手动运行邮箱管理进程。
应该按照策略设置移动邮件,并且您应该如策略中所配置的那样收到通知邮件。


疑难解答

使用收件人策略来控制邮箱时,所发生的最常见错误的原因在于:筛选器的配置不正确。请按照本文创建邮箱管理收件人策略一节中的步骤进行操作,以确认筛选器的配置正确。请确保当您在查找 Exchange 收件人对话框中单击立即查找时,筛选器能够产生所期望的结果。

参考

有关在 Exchange 2000 Server 中配置收件人策略的详细信息,请参阅 Exchange 2000 Server 资源工具箱和 Exchange 2000 Server 帮助

有关如何在 Exchange 2000 Server 中使用收件人策略来控制电子邮件地址的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
319201 HOW TO:Use Recipient Policies to Control E-mail Addresses in Exchange 2000(在 Exchange 2000 中使用收件人策略来控制电子邮件地址)
有关如何配置存储限制的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
319583 HOW TO:Configure Storage Limits on Mailboxes in Exchange 2000(在 Exchange 2000 中配置邮箱存储限制)
有关 Exchange 2000 邮箱管理器的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
302804 XADM:Message Age Limit Properties Used by Mailbox Manager(邮箱管理器使用的邮件期限属性)
288115 XADM:How to Exclude a Single Mailbox, Multiple Mailboxes, or a Group When You Use Mailbox Manager(使用邮箱管理器时如何排除单个邮箱、多个邮箱或邮箱组)
305951 XADM:How to Manually Stop Exchange 2000 Mailbox Manager(如何手动停止 Exchange 2000 邮箱管理器)
有关如何在 Exchange 2000 中使用收件人更新服务的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
319065 HOW TO:Work with the Recipient Update Service in Exchange 2000(在 Exchange 2000 中使用收件人更新服务)
319204 HOW TO:Use Custom Attributes to Organize Recipients in Exchange 2000(在 Exchange 2000 中使用自定义属性组织收件人)
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