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使用数据有效性控制wps表格数据录入_wps office

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  在很多情况下,规范化地录入数据有助于企业进行统一管理,一来可以对数据录入进行有效的控制,二来尽可能地减少用户误操作从而提高工作效率。因此,WPS表格的“数据有效性”功能就应运而生,它主要用于对用户录入的数据进行实时检查,以保证数据被正确地输入。


  “数据有效性”是WPS Office 2005中表格组件中新增的功能,它通常用于以下几个方面:


  1、限制非法数值、日期或文本长度数据的输入;


  2、指定序列输入数据;


  3、根据自定义公式限制数据输入;


  4、利用有效性进行信息提示。


  由于“有效性序列”在实际工作使用非常广泛,将在其他文章中单独介绍,在这里将对其他3种应用进行简单介绍。


  指定日期数据的录入


  如果数据表管理员希望用户在工作表A列只能输入指定区间的日期数据,如:2006年的所有日期,可以通过“数据有效性”来进行控制,具体设置如下:


  步骤1 启动WPS表格新建一个空白工作表,选中“A列”区域后,选择“数据|有效性”菜单项,弹出“有效性”设置对话框,如图 1所示。



图1 打开“数据有效性”对话框


  步骤2 在“设置”选项卡的“允许”下拉菜单下选择“日期”,在“数据”下拉菜单中选择“介于”,并在“开始日期”中输入“2006-1-1”,在“结束日期”中输入“2006-12-31”,设置如图 2所示。



图2 设置日期区间


  步骤3 点击“确定”后,用户在A列区域只允许输入以上区间的日期。如果输入区间以外的日期,系统将给出“错误提示”,如图 3所示。



图3 指定区间以外的日期输入后的错误提示


  按指定文本长度进行输入


  如果用户为了统一产品编号的输入,要求数据录入者只能输入8位的编号,同样也可以通过“数据有效性”来进行控制,设置步骤简介如下:


  如图 3所示,用户首先选择B列,再选择“数据|有效性”菜单项,在打开的对话框中按图 4所示进行设置即可。



图4 限制文本长度输入设置


  经过设置以后,用户只能在B列的产品编号中输入8位的编号,否则系统将出现类似图 3的错误信息提示。


  数据有效性的综合运用


  前面介绍的方法都是对于单一条件的限制录入,如果人事部门为了便于统一日期格式,要求员工只能输入8位的日期数字(yyyymmdd日期格式),如“20061231、20080808”等日期数据,那又应该如何控制呢?员工信息表如图 5所示。



图5 员工信息录入表


  由于日期数据的特殊性,如果仅仅通过使用“整数”的限制,就很难控制非法日期的输入,如:“20051234”、“20060229”这样的日期,因此用户需要使用自定义公式来进行控制。具体设置如下:


  步骤1 首先选定“员工信息表”中的D2:D6单元格,选择“数据|有效性”菜单项,在弹出的对话框中,设置“自定义”有效性公式如图 6所示。


  有效性公式为:


  =(LEN($D2)=8)*TEXT($D2,”0-00-00″)


  公式含义解释如下:


  1、公式1:(LEN($D2)=8)用于判断输入的数据必须是8位;


  2、公式2:TEXT($D2,”0-00-00″)主要用于将数值转换为日期格式,并与公式1进行运算,如果是正常日期,结果返回为日期序列;如果是非法日期,则结果为:#Value!错误。


  另外,由于在有效性公式的判断中,结果为非0数值和True时,结果为真,满足限制条件;当结果为0、False和错误时,结果为假,即不满足条件。



图6 通过“自定义有效性公式”控制输入


  步骤2 为了让员工了解输入的日期格式,用户还可以在“输入信息”选项卡中进行“提示信息”的输入,如图 7所示。



图7 输入用户提示信息


  步骤3 同时为了提供更加人性化的提示,当员工输入错误的日期后,用户还可以在“出错警告”中输入信息以示提醒,输入内容如图 8所示。



图8 添加“输入错误”时的错误信息


  步骤4 点击“确定”按钮保存设置,返回工作表。当用户点击D2:D6单元格时,系统出现图 9中左图所示的信息提示,如果用户输入错误的日期,系统将出现错误提示,如图 9中的右图所示。




图9 “输入信息”和“错误信息”提示


  注意:由于数据有效性只能限制用户手工输入,而不能控制“复制粘贴”操作,请使用时必须注意。


  小结:


  1、WPS表格的“数据有效性”通常用于有目的地限制用户非法输入,从而达到规范化输入数据的目的。


  2、如果系统提供的常规用法不能满足用户的需要,可以通过“自定义公式”来进行控制,用途更加广泛,功能更加强大。


  3、 借助““有效性”的“输入信息”选项卡,用户可以实现类似“批注”的信息提示。


  适用范围:


  适用于WPS Office 2005(751)以上版本。

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