使用e-mail的99条技巧_邮件工具教程

　　礼仪

　　不要用公司信箱发私人信件。

　　如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。

　　不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。

　　不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。

　　职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。

　　职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。

　　小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email。

　　缩减签名。最好4行，太多就不好了。

　　引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“>”。

　　愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。

　　澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。

　　不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。

　　注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。

　　适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。

　　不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。

　　遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。

　　沟通及效力

　　使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。

　　简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。

　　摘要。在长信之前加上摘要。

　　可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。

　　需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。

　　也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。

　　如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。

　　休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。

　　使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸 。

　　校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。

 
　　移动Email

　　了解限制。

　　使用Voice-to-text。

　　小心重复或删除。

　　专用。最好设个专用的移动信箱。

　　不要给移动设备发附件。

　　要节约使用。

　　生产力，文件夹和过滤

　　快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。

　　24小时内回复，某些行业要求可能更快些。

　　如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。

　　分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。

　　纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。

　　按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。

　　有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。

　　快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。

　　限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。

　　文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。

　　向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。

　　GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。

　　标题要明确。

　　使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。

　　把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。

　　开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。

　　抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。

　　防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。

　　Email附件

　　附件要小。邮箱总不是无限的。

　　不要转发附件。

　　在正文中包含一点附件摘要。

　　可以发送链接代替附件。

　　在线共享文档，比如Google Docs。

　　在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。

　　在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。

　　使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。

　　可以使用OpenOffice.org的XML格式。

　　小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。

　　知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。

　　技巧，调整和备份

　　使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。

　　合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。

　　更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。

　　加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。

　　利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。

　　不同邮件系统的技巧

　　使用Gmail。

　　少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。

　　使用Gmail的星标来追踪对话。

　　使用Gmail的归档功能。

　　使用Gmail的空间，Gspace等。

　　使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。

　　使用Gmail的MP3播放功能。

　　Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。

　　从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。

　　最新的Outlook也可以订阅RSS。

　　Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。

　　隐私和安全

　　Email隐私权第一规则：没有真的隐私。

　　遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。

　　Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。

　　不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。

　　使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。

　　把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at等。

　　使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。

　　不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。

　　使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。

　　使用安全的邮件客户端。

　　邮件加密。

　　使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。

　　秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。

　　尼日利亚骗剧。

　　小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。

　　小心那些伪装成著名组织的来信。

　　不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。

　　头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。

　　把这些教给你的小孩。

　　信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。

　　保持机器干净，杀毒等等。